Quản lý thị trường kiểm tra kho hàng nhập khẩu: Shop cần xuất trình gì?

Kho hàng của các nhà bán online tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh ngày càng lớn: hàng nghìn mã sản phẩm, phần lớn nhập từ Trung Quốc để bán trên Shopee, TikTok Shop, Lazada và livestream. Song song, lực lượng Quản lý thị trường (hiện trực thuộc Sở Công Thương các tỉnh, thành phố) liên tục kiểm tra kho hàng, điểm tập kết và cơ sở kinh doanh online, nhất là trong các đợt cao điểm cuối năm.

Điểm rủi ro cốt lõi nằm ở một quy định ngắn: hàng nhập khẩu đang lưu thông không có hóa đơn, chứng từ kèm theo được xem là hàng nhập lậu, dù người bán đã trả tiền mua thật. Hậu quả không chỉ là tiền phạt mà là tịch thu toàn bộ lô hàng. Trong bài viết này, AZ Chính Ngạch làm rõ những giấy tờ chủ kho phải xuất trình theo từng nguồn hàng, mức xử phạt hiện hành và cách chuẩn bị hồ sơ để một buổi kiểm tra diễn ra trong vài giờ.

1. Căn cứ pháp lý khi Quản lý thị trường kiểm tra kho

• • Thông tư liên tịch 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP quy định chế độ hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường. Đây là văn bản xác định cụ thể giấy tờ nào phải đi kèm hàng trong kho, trên xe và tại cửa hàng. Theo văn bản này, cơ sở kinh doanh phải xuất trình đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa ngay tại thời điểm kiểm tra.

• • Nghị định 98/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP) quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng:
    

     

    • • Khoản 6 Điều 3 định nghĩa hàng hóa nhập lậu, bao gồm hàng nhập khẩu lưu thông trên thị trường không có hóa đơn, chứng từ kèm theo theo quy định.
    • • Điều 15 quy định xử phạt hành vi kinh doanh hàng hóa nhập lậu.
    • • Điều 17 quy định xử phạt hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ.

• • Nghị định 43/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP) về nhãn hàng hóa: hàng nhập khẩu đưa ra lưu thông phải có nhãn phụ tiếng Việt nếu nhãn gốc bằng tiếng nước ngoài.

• • Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) về hóa đơn, chứng từ: áp dụng cho hóa đơn bán hàng khi mua lại hàng nhập khẩu từ đơn vị khác trong nước.

CẢNH BÁO PHÁP LÝ ĐỎ: “Có mua, có trả tiền” không phải là chứng từ hợp lệ. Tin nhắn Zalo, ảnh chuyển khoản hay phiếu viết tay với nhà cung cấp không thay thế được tờ khai hải quan hoặc hóa đơn theo quy định.

2. Shop cần xuất trình giấy tờ gì? Tách theo nguồn hàng

Giấy tờ cần có phụ thuộc vào việc chủ kho tự nhập khẩu hay mua lại từ đơn vị khác trong nước.

Trường hợp 1: Shop là đơn vị trực tiếp nhập khẩu (tự đứng tên hoặc qua ủy thác)

• • Tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã được thông quan hoặc giải phóng hàng (bản chụp/bản in từ hệ thống).

• • Phiếu nhập kho với hàng đang lưu tại kho.

• • Với hàng chuyển ra cửa hàng hoặc kho khác: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn, tùy cửa hàng phụ thuộc hay độc lập, cùng hay khác địa bàn.

• • Khi nhập khẩu ủy thác: đơn vị nhận ủy thác đứng tên tờ khai, sau đó xuất hóa đơn giao hàng cho bên ủy thác. Bộ hồ sơ của shop gồm hợp đồng ủy thác, hóa đơn trả hàng và bản chụp tờ khai tương ứng.

Trường hợp 2: Shop mua lại hàng nhập khẩu từ đơn vị khác trong nước

• • Hóa đơn của bên bán theo quy định về hóa đơn, chứng từ (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

• • Hóa đơn phải ghi đúng tên hàng, số lượng, đơn giá phù hợp với hàng thực tế trong kho.

Bảng tổng hợp

3. Mức xử phạt khi không xuất trình được chứng từ

Theo Điều 15 Nghị định 98/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP), hành vi kinh doanh hàng hóa nhập lậu bị phạt tiền theo giá trị hàng vi phạm:

Hậu quả khôn lường:

• • Tổ chức vi phạm bị phạt gấp 2 lần mức phạt áp dụng với cá nhân.

• • Mức phạt tăng gấp đôi với một số nhóm hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất.

• • Hình thức phạt bổ sung: tịch thu tang vật (toàn bộ hàng nhập lậu). Với lô hàng lớn, có thể tịch thu cả phương tiện vận chuyển.

• • Hàng có chứng từ nhưng không xác định được nguồn gốc, xuất xứ bị xử phạt theo Điều 17 cùng Nghị định.

Với một kho hàng trị giá vài trăm triệu đồng, tiền phạt tối đa vài chục triệu đồng không phải thiệt hại lớn nhất. Thiệt hại lớn nhất là mất toàn bộ hàng bị tịch thu, gian hàng bị gián đoạn và dòng tiền mùa cao điểm bị đóng băng.

4. Quy trình 6 bước khi Quản lý thị trường đến kiểm tra kho

Bước 1: Đề nghị đoàn kiểm tra xuất trình quyết định kiểm tra hoặc căn cứ kiểm tra, ghi nhận họ tên, đơn vị công tác.

Bước 2: Cử người phụ trách kho và người nắm hồ sơ chứng từ trực tiếp làm việc với đoàn.

Bước 3: Xuất trình ngay bộ hồ sơ theo từng lô hàng: tờ khai hải quan/hóa đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng ủy thác (nếu có).

Bước 4: Cùng đoàn đối chiếu số lượng, chủng loại hàng thực tế với chứng từ, kiểm tra nhãn phụ tiếng Việt.

Bước 5: Đọc kỹ biên bản kiểm tra trước khi ký. Ghi ý kiến vào biên bản nếu có nội dung chưa chính xác.

Bước 6: Lưu bản sao biên bản. Nếu cần bổ sung tài liệu, làm việc bằng văn bản với cơ quan kiểm tra theo đúng thời hạn được ghi nhận.

5. Chuẩn bị trước: “Hồ sơ kho” 5 phút lấy ra được

1. Sắp hồ sơ theo lô nhập, không theo tháng: mỗi lô gồm tờ khai/hóa đơn, packing list, phiếu nhập kho. Lưu cả bản giấy tại kho và bản điện tử.

2. Gắn mã lô lên thùng hàng/kệ hàng để đối chiếu nhanh giữa hàng thực tế và chứng từ.

3. Kiểm tra định kỳ tồn kho so với chứng từ. Hàng thừa không có chứng từ là “điểm mù” rủi ro nhất.

4. Dán nhãn phụ tiếng Việt ngay khi nhập kho, không đợi lúc đóng gói giao khách. Xem thêm quy định nhãn phụ tiếng Việt và công bố chất lượng hàng bán online.

5. Không dùng hóa đơn mua ngoài để “hợp thức hóa” hàng không rõ nguồn. Rủi ro pháp lý của cách làm này được phân tích tại bài mua hóa đơn trôi nổi vs nhập khẩu chính ngạch.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu 1: Hàng mua trên 1688, Taobao gửi về qua đơn vị vận chuyển có bị xem là hàng nhập lậu không?

Trả lời: Nếu hàng không được làm thủ tục nhập khẩu và không có tờ khai hoặc hóa đơn hợp lệ kèm theo khi lưu thông, hàng có nguy cơ bị xác định là hàng nhập lậu theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 98/2020/NĐ-CP. Để kinh doanh an toàn, hàng cần được nhập khẩu chính ngạch hoặc mua lại từ đơn vị có hóa đơn hợp lệ.

Câu 2: Có được hẹn Quản lý thị trường hôm sau mới nộp chứng từ không?

Trả lời: Thông tư liên tịch 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP yêu cầu xuất trình đầy đủ hóa đơn, chứng từ ngay tại thời điểm kiểm tra. Vì vậy hồ sơ phải được lưu sẵn tại kho hoặc truy xuất được ngay. Không nên để hồ sơ ở kế toán dịch vụ bên ngoài.

Câu 3: Nhập khẩu ủy thác thì tờ khai đứng tên đơn vị ủy thác, shop chứng minh nguồn gốc bằng gì?

Trả lời: Shop xuất trình hợp đồng ủy thác, hóa đơn do đơn vị nhận ủy thác xuất trả hàng và bản chụp tờ khai hải quan tương ứng. Bộ chứng từ này chứng minh hàng đã được nhập khẩu hợp pháp đến tận cửa khẩu.

Câu 4: Hàng có tờ khai nhưng chưa dán nhãn phụ tiếng Việt có bị phạt không?

Trả lời: Có rủi ro bị xử phạt về nhãn hàng hóa, vì theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP), hàng nhập khẩu phải có nhãn phụ tiếng Việt trước khi đưa ra lưu thông. Nên dán nhãn phụ ngay khi hàng nhập kho.

7. Vì sao nên nhập hàng qua AZ Chính Ngạch để yên tâm khi bị kiểm tra

Một buổi kiểm tra kho chỉ nhẹ nhàng khi mọi thùng hàng đều truy được về một tờ khai. AZ Chính Ngạch xây dựng bộ chứng từ đó ngay từ đầu.

• • Nhập khẩu chính ngạch, đủ tờ khai và hóa đơn: qua dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, mỗi lô hàng có tờ khai hải quan và hóa đơn trả hàng tương ứng.

• • Bàn giao “hồ sơ kho” theo từng lô: tờ khai, hóa đơn, packing list sắp sẵn theo mã lô để shop lưu tại kho.

• • Hỗ trợ nhãn phụ và công bố hợp quy: tư vấn nội dung nhãn phụ tiếng Việt, công bố hợp quy hàng dệt may theo QCVN 01:2017/BCT.

• • Phù hợp gian hàng Mall: chứng từ chính ngạch dùng được cho hồ sơ pháp lý trên Shopee Mall, TikTok Shop Mall.

• • Vận chuyển chính ngạch 4–5 ngày về kho, hai trụ sở Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.

Tính chi phí nhập chính ngạch cho từng mã hàng tại công cụ báo giá Landed Cost.