Hàng bị giữ ở cửa khẩu: 24 giờ đầu cần làm gì?

Mỗi ngày có hàng nghìn xe hàng nhập khẩu từ Trung Quốc làm thủ tục qua các cửa khẩu đường bộ phía Bắc như Hữu Nghị, Tân Thanh (Lạng Sơn), Móng Cái (Quảng Ninh) và Kim Thành (Lào Cai). Phần lớn lô hàng được thông quan trong ngày. Một tỷ lệ không nhỏ bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, kiểm tra thực tế hoặc tạm dừng giải phóng hàng. Chủ hàng nhận được thông tin chỉ bằng một câu: “hàng đang bị giữ”.

Khi hàng bị giữ ở cửa khẩu, thiệt hại không nằm ở một khoản phạt mà ở thời gian: phí lưu xe, phí lưu bãi, cam kết giao hàng và đợt bán hàng đều trôi theo từng ngày. 24 giờ đầu là khoảng thời gian quyết định lô hàng được xử lý trong một ngày hay kéo dài cả tuần. Trong bài viết này, AZ Chính Ngạch tổng hợp 5 nguyên nhân phổ biến, căn cứ pháp lý của từng tình huống và checklist hành động theo từng mốc giờ.

1. Căn cứ pháp lý: “bị giữ” thực chất là tình huống nào?

“Hàng bị giữ” không phải thuật ngữ pháp lý. Trên thực tế, cụm từ này thường chỉ một trong các tình huống sau, mỗi tình huống có căn cứ và cách xử lý khác nhau:

• Tờ khai vào luồng Vàng (kiểm tra hồ sơ) hoặc luồng Đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa): theo Điều 23 Luật Hải quan 2014 (Luật số 54/2014/QH13), cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ chậm nhất 02 giờ làm việc, kiểm tra thực tế chậm nhất 08 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ/hàng hóa. Thời hạn kiểm tra thực tế được gia hạn không quá 02 ngày với lô hàng lớn, phức tạp. Việc kiểm tra thực tế được thực hiện với sự có mặt của người khai hải quan theo Điều 33 Luật Hải quan 2014.
• Chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành: hàng thuộc diện kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm, hợp quy… chỉ được thông quan khi có kết quả. Người khai có thể đề nghị đưa hàng về bảo quản theo Điều 33 Nghị định 08/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP) và Điều 32 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC). Kết quả kiểm tra chuyên ngành phải nộp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày đưa hàng về bảo quản.
• Nghi vấn trị giá khai báo (tham vấn giá): thực hiện theo Thông tư 39/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 60/2019/TT-BTC) về trị giá hải quan.
• Chưa đủ điều kiện giải phóng hàng: theo Điều 36 Luật Hải quan 2014, hàng được giải phóng khi đã nộp thuế hoặc được tổ chức tín dụng bảo lãnh số thuế phải nộp.

CẬP NHẬT PHÁP LÝ 2026:

• Nghị định 169/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan có hiệu lực từ 01/07/2026, thay thế Nghị định 128/2020/NĐ-CP. Các vi phạm phát hiện trong quá trình xử lý lô hàng hiện được xử phạt theo văn bản mới.
• Thông tư 121/2025/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC có hiệu lực từ 01/02/2026.
• Luật Hải quan sửa đổi số 11/2026/QH16 có hiệu lực từ 01/03/2027. Đến thời điểm đó, thủ tục vẫn áp dụng Luật Hải quan 2014.

2. Năm nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị giữ ở cửa khẩu

CẢNH BÁO PHÁP LÝ: Tuyệt đối không tự ý đưa hàng đang bị giữ ra khỏi khu vực giám sát hải quan, và không “xử lý ngoài” để lấy hàng nhanh. Hành vi này biến một lô hàng chỉ cần bổ sung hồ sơ thành vụ việc vi phạm, với hậu quả nặng hơn nhiều lần so với vài ngày lưu bãi.

3. Checklist 24 giờ đầu khi hàng bị giữ ở cửa khẩu

Giờ 0-2: Xác định chính xác tình huống

• Lấy số tờ khai, kết quả phân luồng và nội dung thông báo/yêu cầu của cơ quan hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS.
• Xác định lô hàng đang ở tình huống nào trong bảng ở mục 2. Không xử lý khi chưa biết hải quan yêu cầu gì.
• Báo ngay cho nhà xe về khả năng lưu xe để chủ động phương án sang tải hoặc hạ hàng vào bãi.

Giờ 2-6: Gom đủ chứng từ trong một lần

• Tập hợp bản gốc/bản điện tử: hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, C/O Form E, chứng từ vận tải, chứng từ thanh toán.
• Liên hệ xưởng Trung Quốc ngay trong giờ làm việc để lấy tài liệu còn thiếu: catalogue, thông số kỹ thuật, ảnh nhãn gốc, xác nhận đơn giá.
• Nguyên tắc quan trọng: nộp đủ trong một lần. Bổ sung nhỏ giọt là nguyên nhân phổ biến nhất khiến một ngày thành một tuần.

Giờ 6-12: Giải trình và khai bổ sung

• Nếu sai sót thuộc diện được khai bổ sung theo Điều 29 Luật Hải quan 2014, thực hiện khai bổ sung kèm giải trình.
• Nếu hàng vào luồng Đỏ: bố trí người có mặt khi kiểm hóa, đối chiếu từng kiện với packing list, yêu cầu ghi nhận đầy đủ vào biên bản.
• Nếu bị tham vấn giá: chuẩn bị bộ chứng minh trị giá (xem kinh nghiệm giải trình tham vấn giá khi nhập hàng giá xưởng).

Giờ 12-24: Giảm thiệt hại trong lúc chờ

• Nếu chờ kiểm tra chuyên ngành: lập hồ sơ đề nghị đưa hàng về bảo quản để giải phóng xe và giảm phí lưu bãi.
• Nếu thiếu tiền thuế: chuẩn bị nộp thuế hoặc bảo lãnh để đủ điều kiện giải phóng hàng theo Điều 36 Luật Hải quan 2014.
• Cập nhật tình hình cho khách hàng/đối tác nhận hàng và điều chỉnh lịch bán nếu cần.
• Ghi nhận nguyên nhân để sửa ngay từ lô sau: sai từ xưởng, từ chứng từ hay từ khâu khai báo.

4. Chi phí phát sinh khi hàng bị giữ

Mỗi ngày hàng nằm tại cửa khẩu có thể phát sinh các khoản sau (mức cụ thể tùy cửa khẩu, bãi và nhà xe):

• Phí lưu xe, lưu moóc khi xe không được giải phóng.
• Phí đỗ bãi tại khu vực cửa khẩu.
• Phí bốc xếp, kiểm hóa khi hàng vào luồng Đỏ.
• Chi phí cơ hội: lỡ lịch bán, phạt chậm giao với đối tác.

Mức tham khảo từng khoản và tổng thiệt hại cho một xe kẹt 3 ngày được trình bày chi tiết tại bài khai báo hải quan luồng Vàng, luồng Đỏ hàng đường bộ.

5. Phòng ngừa: 5 việc làm trước để hàng không bị giữ

1. Đối chiếu tờ khai – hóa đơn – packing list trước khi xe rời kho Trung Quốc. Sai lệch được phát hiện ở kho luôn rẻ hơn sai lệch phát hiện ở cửa khẩu.

2. Kiểm tra C/O Form E trước khi hàng xuất. Xem 5 lỗi sai khiến C/O Form E bị bác.

3. Tra cứu kiểm tra chuyên ngành theo mã HS trước khi đặt hàng, không đợi hàng tới cửa khẩu mới biết.

4. Yêu cầu xưởng in nhãn gốc đủ nội dung theo Điều 10 Nghị định 43/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP).

5. Không khai giá thấp hơn giá mua thực tế. Giá thật, chứng từ thật là cách nhanh nhất để thông quan.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu 1: Hàng bị giữ ở cửa khẩu bao lâu thì được thông quan?

Trả lời: Theo Điều 23 Luật Hải quan 2014, hải quan kiểm tra hồ sơ trong 02 giờ làm việc và kiểm tra thực tế trong 08 giờ làm việc, có thể gia hạn không quá 02 ngày. Nếu phải chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc tham vấn giá, thời gian phụ thuộc vào tốc độ bổ sung hồ sơ của chủ hàng. Đó là lý do cần nộp đủ chứng từ ngay trong một lần.

Câu 2: Khai sai tờ khai có được sửa không?

Trả lời: Có. Điều 29 Luật Hải quan 2014 cho phép khai bổ sung trong các trường hợp và thời hạn luật định, trong đó có trường hợp trước thời điểm hải quan kiểm tra trực tiếp hồ sơ. Việc khai bổ sung chủ động, sớm luôn có lợi hơn để hải quan phát hiện sai sót.

Câu 3: Đưa hàng về bảo quản là gì, có được bán hàng ngay không?

Trả lời: Đây là thủ tục cho phép đưa hàng đang chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành về kho của doanh nghiệp để bảo quản. Doanh nghiệp phải giữ nguyên trạng hàng hóa và nộp kết quả kiểm tra trong 30 ngày. Hàng chưa được thông quan thì chưa được đưa ra lưu thông, bán hàng.

Câu 4: Hàng bị giữ có bị phạt không?

Trả lời: Bị giữ để kiểm tra không đồng nghĩa với bị phạt. Nếu phát hiện vi phạm (khai sai, hàng khác khai báo…), việc xử phạt từ 01/07/2026 thực hiện theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP, thay thế Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

Câu 5: Hải quan hiện nay là Chi cục nào xử lý tờ khai tại cửa khẩu?

Trả lời: Sau sắp xếp bộ máy năm 2025, tờ khai được xử lý bởi các Chi cục Hải quan khu vực và đội hải quan tại cửa khẩu thuộc địa bàn. Thông tin cơ quan xử lý thể hiện trên tờ khai và thông báo trên hệ thống VNACCS/VCIS.

7. Vì sao nên ủy thác qua AZ Chính Ngạch để hạn chế hàng bị giữ

Phần lớn lô hàng bị giữ có nguyên nhân từ trước khi xe lăn bánh. AZ Chính Ngạch xử lý từ gốc: chứng từ, xưởng và khai báo.

• Rà soát bộ chứng từ trước khi hàng xuất xưởng: đối chiếu hóa đơn, packing list, C/O Form E, nhãn gốc với hàng thực tế.
• Đội hiện trường tại cửa khẩu: có mặt khi kiểm hóa, xử lý yêu cầu bổ sung ngay trong ngày, mục tiêu thông quan trong 24 giờ.
• Hỗ trợ đưa hàng về bảo quản: giải phóng phương tiện, giảm phí lưu xe khi hàng chờ kiểm tra chuyên ngành.
• Làm việc trực tiếp với xưởng Trung Quốc: lấy tài liệu kỹ thuật, điều chỉnh C/O nhanh khi cần.
• Ủy thác đứng tên trên chứng từ: qua dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, chủ hàng không cần tự vận hành phòng xuất nhập khẩu.
• Vận chuyển chính ngạch 4–5 ngày về kho, hai trụ sở Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.