Ủy Thác Nhập Khẩu Hàng Hóa Là Gì? Quy Trình, Chi Phí Và Cách Chọn Công Ty Ủy Thác Uy Tín 2026

Không phải doanh nghiệp nào cũng đủ điều kiện hoặc kinh nghiệm để tự đứng tên thực hiện một lô hàng xuất nhập khẩu — đặc biệt là khi mới thành lập, chưa có mã số XNK, hoặc chỉ giao dịch với số lượng nhỏ chưa đáng để xây dựng cả bộ phận chuyên trách. Đây chính là lúc dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu trở thành giải pháp. Vậy ủy thác nhập khẩu là gì, quy trình ra sao, chi phí như thế nào và làm sao chọn được công ty ủy thác đáng tin cậy? 

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và giải đáp các thắc mắc mà bạn gặp phải.

1. Ủy thác nhập khẩu (xuất khẩu) là gì?

Ủy thác nhập khẩu/xuất khẩu là hình thức trong đó một doanh nghiệp (bên ủy thác) không trực tiếp đứng tên thực hiện giao dịch xuất nhập khẩu, mà nhờ một đơn vị khác (bên nhận ủy thác) đứng tên thay mặt để thực hiện toàn bộ hoặc một phần nghiệp vụ: ký hợp đồng ngoại thương, khai báo hải quan, đóng thuế, nhận/giao hàng.

Về bản chất, đây là quan hệ hợp đồng dịch vụ — bên nhận ủy thác được hưởng phí dịch vụ, còn quyền sở hữu hàng hóa và trách nhiệm thanh toán vẫn thuộc về bên ủy thác.

Phân biệt hai chiều:

• Ủy thác nhập khẩu: doanh nghiệp trong nước nhờ đơn vị khác đứng tên nhập hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam.
• Ủy thác xuất khẩu: doanh nghiệp trong nước nhờ đơn vị khác đứng tên xuất hàng hóa ra nước ngoài.

Ủy thác hợp pháp khác gì với việc “mượn pháp nhân” trái phép? Đây là băn khoăn ngầm của không ít doanh nghiệp khi lần đầu tìm hiểu về ủy thác — vì nhìn bề ngoài, cả hai đều là “nhờ người khác đứng tên”. Điểm khác biệt nằm ở hợp đồng ủy thác hợp pháp: giao dịch phải được lập thành hợp đồng dịch vụ rõ ràng, có hóa đơn cho phí ủy thác, hàng hóa và dòng tiền được ghi nhận minh bạch ở cả hai bên. Ngược lại, hành vi “mượn danh nghĩa” trái phép thường không có hợp đồng, không xuất hóa đơn dịch vụ, dùng pháp nhân của bên khác chỉ để né tránh nghĩa vụ thuế hoặc điều kiện kinh doanh — đây là hành vi tiềm ẩn rủi ro pháp lý cho cả hai bên. Vì vậy, một hợp đồng ủy thác đầy đủ, có hóa đơn dịch vụ hợp lệ chính là “ranh giới an toàn” mà doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi hợp tác với bất kỳ đơn vị nào.

2. Khi nào doanh nghiệp cần dùng dịch vụ ủy thác?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần ủy thác — nhưng dịch vụ này đặc biệt phù hợp trong các trường hợp sau:

• Chưa có mã số xuất nhập khẩu: doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa đăng ký mã số XNK, cần một đơn vị đã có sẵn tư cách pháp lý đứng ra thực hiện.
• Ngành hàng yêu cầu giấy phép đặc thù: một số mặt hàng cần giấy phép con (kiểm định, công bố hợp quy…) mà doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm xin cấp.
• Khối lượng giao dịch nhỏ, không thường xuyên: nếu chỉ thực hiện vài lô hàng mỗi năm, việc xây dựng bộ phận XNK riêng sẽ không hiệu quả về chi phí.
• Muốn giảm rủi ro pháp lý và thao tác: đơn vị nhận ủy thác có kinh nghiệm thực tế, hiểu quy định hải quan, giúp giảm rủi ro khai sai, bị giữ hàng.

3. Quy trình ủy thác xuất/nhập khẩu diễn ra như thế nào?

Bước 1 — Ký hợp đồng ủy thác: Hai bên thỏa thuận phạm vi công việc, phí dịch vụ, trách nhiệm mỗi bên. Hợp đồng cần nêu rõ: hàng hóa, giá trị lô hàng, phí ủy thác, thời gian thực hiện, và điều khoản xử lý khi có sự cố (hàng bị giữ, sai mã HS, chậm tiến độ…).

Bước 2 — Bên nhận ủy thác thực hiện thủ tục: Đứng tên ký hợp đồng ngoại thương, khai báo hải quan, tính và nộp thuế xuất/nhập khẩu, xin giấy phép với các Bộ/ Ngành liên quan nếu cần.

Bước 3 — Nhận hàng/giao hàng và xuất hóa đơn dịch vụ ủy thác: Sau khi hàng thông quan, bên nhận ủy thác bàn giao hàng cho bên ủy thác, đồng thời xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho phần phí dịch vụ ủy thác đã thực hiện.

Bước 4 — Quyết toán và bàn giao chứng từ: Bên nhận ủy thác bàn giao đầy đủ bộ chứng từ gốc (tờ khai hải quan, hóa đơn, chứng từ thanh toán quốc tế…) để bên ủy thác lưu trữ và hạch toán.

4. Phí ủy thác xuất khẩu/nhập khẩu được tính như thế nào?

Phí ủy thác thường được tính theo một trong các cách sau, tùy thỏa thuận giữa hai bên:

• Theo phần trăm giá trị lô hàng: phổ biến với hàng có giá trị lớn, mức phí dao động tùy ngành hàng và độ phức tạp thủ tục.
• Theo mức phí cố định: áp dụng cho lô hàng có quy mô ổn định, dễ dự trù chi phí từ đầu.
• Theo khối lượng/container: thường dùng với hàng cồng kềnh, tính theo đơn vị vận chuyển thực tế.

Những khoản nên làm rõ ngay từ đầu để tránh phát sinh:

• Phí ủy thác đã bao gồm thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu chưa, hay tính riêng
• Phí lưu kho, lưu container nếu hàng bị chậm thông quan
• Phí chứng từ, phí xin giấy phép con (nếu ngành hàng yêu cầu)
• Điều khoản về tỷ giá áp dụng khi tính thuế và thanh toán

5. Trách nhiệm pháp lý giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác

Đây là phần doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trước khi ký hợp đồng:

• Về khai báo hải quan: bên nhận ủy thác là người đứng tên trên tờ khai, nên chịu trách nhiệm trực tiếp trước cơ quan hải quan nếu khai sai mã HS, sai thuế suất. Tuy nhiên hợp đồng ủy thác thường quy định bên ủy thác phải cung cấp thông tin hàng hóa chính xác — nếu sai do thông tin bên ủy thác cung cấp, trách nhiệm có thể được chuyển lại.
• Về rủi ro truy thu thuế: cần quy định rõ trong hợp đồng ai chịu trách nhiệm nếu phát sinh truy thu thuế sau thông quan.
• Về chứng từ hạch toán: bên ủy thác cần nhận đầy đủ hóa đơn GTGT cho phí dịch vụ, cùng bộ chứng từ nhập/xuất khẩu hợp lệ để phục vụ hạch toán kế toán và quyết toán thuế của doanh nghiệp mình.

Hạch toán phí ủy thác và ảnh hưởng đến hoàn thuế GTGT — điều kế toán doanh nghiệp cần biết:

Một câu hỏi thực tế mà bộ phận kế toán thường gặp nhưng ít tài liệu giải thích rõ: phí dịch vụ ủy thác được tính vào giá vốn hàng nhập khẩu, còn thuế GTGT hàng nhập khẩu (do bên nhận ủy thác nộp thay) vẫn được khấu trừ/hoàn thuế bình thường cho doanh nghiệp ủy thác — với điều kiện tờ khai hải quan và chứng từ nộp thuế thể hiện đúng doanh nghiệp ủy thác là người thụ hưởng hàng hóa. 

Nếu hợp đồng ủy thác không quy định rõ, hoặc bên nhận ủy thác không bàn giao đầy đủ tờ khai hải quan gốc, doanh nghiệp ủy thác có thể gặp khó khi giải trình để được khấu trừ/hoàn thuế GTGT đầu vào. Đây là lý do vì sao việc bàn giao đầy đủ bộ chứng từ gốc (không chỉ hóa đơn dịch vụ) cần được ghi rõ như một điều khoản bắt buộc trong hợp đồng.

Vì vậy, một hợp đồng ủy thác chặt chẽ, quy định rõ trách nhiệm từng bên là yếu tố quan trọng không kém việc chọn đúng đối tác.

6. Tiêu chí chọn công ty nhận ủy thác xuất nhập khẩu uy tín

• Có kinh nghiệm thực tế với ngành hàng cụ thể: mỗi ngành hàng có quy định, mã HS và giấy phép con khác nhau — nên ưu tiên đơn vị đã từng xử lý ngành hàng của bạn.
• Hợp đồng rõ ràng, minh bạch phí và trách nhiệm: tránh các đơn vị chỉ báo giá miệng, không có điều khoản ràng buộc cụ thể.
• Hỗ trợ đầy đủ chứng từ hợp lệ: đảm bảo doanh nghiệp nhận được hóa đơn, tờ khai hải quan gốc để phục vụ hạch toán và quyết toán thuế minh bạch.
• Có pháp nhân, giấy phép hoạt động rõ ràng: kiểm tra thông tin doanh nghiệp trước khi ký hợp đồng giá trị lớn.
• Phản hồi nhanh, minh bạch tiến độ: đặc biệt quan trọng khi hàng đang trong quá trình thông quan, cần cập nhật kịp thời nếu có vướng mắc.

7. Những câu hỏi thường gặp

Ủy thác nhập khẩu có hợp pháp không?

Có. Ủy thác xuất nhập khẩu là hình thức được pháp luật thương mại công nhận, dựa trên hợp đồng ủy thác giữa hai bên, miễn là thực hiện đúng quy định khai báo hải quan và nghĩa vụ thuế.

Doanh nghiệp không có mã số xuất nhập khẩu có ủy thác được không?

Có, đây chính là một trong những lý do phổ biến nhất khiến doanh nghiệp chọn hình thức ủy thác — không cần tự đăng ký mã số XNK vẫn có thể thực hiện giao dịch thông qua bên nhận ủy thác.

Phí ủy thác xuất khẩu trung bình khoảng bao nhiêu?

Mức phí phụ thuộc vào giá trị lô hàng, ngành hàng, độ phức tạp thủ tục và cách tính (theo % giá trị, phí cố định hay theo container), nên cần yêu cầu báo giá cụ thể cho từng lô hàng.

Ủy thác nhập khẩu có được xuất hóa đơn VAT không?

Có. Bên nhận ủy thác sẽ xuất hóa đơn GTGT cho phần phí dịch vụ ủy thác, đồng thời bàn giao chứng từ nhập khẩu hợp lệ để doanh nghiệp ủy thác hạch toán.

Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu cần có những nội dung gì?

Cần nêu rõ: thông tin hàng hóa, giá trị lô hàng, phạm vi công việc ủy thác, cách tính và thời hạn thanh toán phí, trách nhiệm mỗi bên khi có sự cố, và các loại chứng từ sẽ được bàn giao sau khi hoàn tất.

Ủy thác nhập khẩu có bị coi là mượn pháp nhân trái phép không?

Không, nếu giao dịch được lập thành hợp đồng ủy thác hợp pháp, có hóa đơn dịch vụ và chứng từ minh bạch ở cả hai bên. Rủi ro chỉ phát sinh khi không có hợp đồng, không xuất hóa đơn, và mục đích chỉ nhằm né tránh nghĩa vụ pháp lý.

Doanh nghiệp ủy thác có được khấu trừ/hoàn thuế GTGT hàng nhập khẩu không?

Có, với điều kiện tờ khai hải quan và chứng từ nộp thuế thể hiện đúng doanh nghiệp ủy thác là bên thụ hưởng hàng hóa, và bên nhận ủy thác bàn giao đầy đủ bộ chứng từ gốc theo đúng quy định.

8. Kết luận

Ủy thác xuất nhập khẩu là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp chưa đủ điều kiện hoặc chưa cần thiết tự vận hành hoạt động xuất nhập khẩu riêng. Tuy nhiên, để tránh rủi ro pháp lý và tài chính, doanh nghiệp cần chọn đối tác có kinh nghiệm, hợp đồng minh bạch và cam kết bàn giao đầy đủ chứng từ hợp lệ.

AZ Chính Ngạch cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng hóa với hợp đồng rõ ràng, minh bạch chi phí và hỗ trợ đầy đủ hóa đơn, chứng từ — giúp doanh nghiệp yên tâm thực hiện giao dịch mà không cần lo lắng về thủ tục pháp lý phức tạp.

Để lại thông tin nhập khẩu: 👉 Tại đây

Nhập khẩu Trung Quốc chính ngạch – nhanh chóng, an toàn, tối ưu chi phí
Kết nối trực tiếp xưởng, hỗ trợ trọn gói từ A–Z
📞 039 602 4873 | 🌐 azchinhngach.com